Oleh: Rizka Noviana Eka Mulyaningsih
Organisasi dan kehidupan kampus merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan. Mahasiswa seringkali didorong untuk mengikuti kegiatan di luar akademik sebagai sarana belajar, salah satunya adalah melalui organisasi. Bahkan beberapa fakultas di Universitas Jenderal Soedirman sendiri telah menetapkan kebijakan Sistem Kredit Poin (SIPO) yang mewajibkan mahasiswa untuk mencapai poin keaktifan kegiatan di luar pembelajaran. Dengan mengikuti organisasi, mahasiswa berekspektasi bisa mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan diri, memperluas wawasan, memperbesar lingkar pertemanan atau bahkan kesempatan untuk menunjukan minat dan bakatnya di bidang tertentu. Setelah mendapat dorongan-dorongan berupa SIPO maupun buaian tentang manfaat berorganisasi tersebut, tidak sedikit mahasiswa yang akhirnya memilih untuk terjun di dunia keorganisasian. Entah itu karena tergiur dengan manfaat-manfaat yang ditawarkan atau bahkan hanya karena urgensi mengumpulkan poin.
Setiap organisasi tentu saja memiliki tujuan tertentu yang harus dicapai. Setelah bergabung dengan organisasi tertentu, mahasiswa sebagai seorang anggota dituntut untuk menuntaskan tanggung jawabnya dengan bersama-sama membawa organisasinya mencapai tujuan tersebut. Agar perjalanan suatu organisasi menjadi terarah dan terstruktur, maka biasanya para pengurus dan anggota organisasi menyepakati rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu selama satu periode atau yang biasa kita kenal sebagai program kerja.
Untuk merealisasikan program kerja yang telah disepakati, tentunya dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang matang. Tentu saja pertemuan antar pengurus atau rapat sangat dibutuhkan dalam proses persiapan sebuah proker, mulai dari proses penyusunan rangkaian acara, menyiapkan sarana dan prasarana, membahas bagaimana dana yang tersedia bisa cukup untuk pelaksanaan kegiatan, membahas strategi mengembangkan organisasi, dan lain sebagainya. Rapat menjadi sebuah kata yang sering kali didengar oleh telinga mahasiswa organisator. Tidak dapat dipungkiri bahwa mengadakan rapat secara rutin merupakan hal yang penting. Karena dengan rapat, progres sebuah organisasi bisa terdeteksi dan terkontrol, tapi bagaimana jika rapat dilaksanakan hingga larut malam? Apakah masih tetap efisien?
Karena tugas utama seorang mahasiswa adalah mengikuti perkuliahan dalam kelas yang umumnya dilakukan dari pagi hingga sore dan akan sulit untuk menentukan waktu yang bisa dihadiri oleh semua pengurus jika tetap diadakan di pagi-sore hari, maka tidak jarang organisasi memutuskan untuk menyelenggarakan rapat di malam hari saja dengan dalih setiap mahasiswa tidak ada kegiatan perkuliahan di malam hari.
Namun menurut saya, sejatinya rapat yang dilaksanakan di larut malam kurang efisien. Karena malam hari adalah waktu untuk manusia mengistirahatkan diri setelah menjalani hari, mungkin menyebabkan peserta rapat menjadi tidak dapat memaksimalkan performanya. Ditambah lagi jika ada tugas kuliah yang bertengger menjadi beban di pikiran sehingga tidak bisa fokus dalam forum. Kekurangan selanjutnya terkait rapat tengah malam adalah seringnya perubahan alur pembahasan menjadi lebih berbelit-belit dan memakan waktu. Hal tersebut bisa menurunkan tingkat keefektifan sebuah rapat.
Di sisi lain rapat di malam hari merupakan suatu yang bisa dimaklumi, mengingat padatnya aktivitas akademik di pagi harinya. Selanjutnya mungkin agar rapat dan proker dapat berjalan dengan baik kita bisa menerapkan beberapa poin manajemen rapat berikut. Dilansir dari sebuah artikel karya Merry Marianti terdapat sebuah pedoman untuk memimpin sebuah rapat yaitu menggunakan patokan 4P yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengendalian. Perencanaan dilakukan dengan mengidentifikasi tujuan rapat dan bagaimana Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Kemudian dalam proses pengorganisasian Langkah-langkah yang sudah direncanakan mulai ditentukan siapa yang menjadi penanggung jawabnya, Selanjutnya pengorganisasian dilaksanakan berbarengan dengan proses pengarahan rapat agar tidak keluar dari topik pembahasan, yang terakhir adalah pengendalian rapat yaitu mengevaluasi keberhasilan rapat tersebut. Tapi pada kenyataanya masih banyak organisasi yang belum menerapkan 4P tersebut dalam rapat-rapat mereka sehingga mereka tidak mendapatkan hasil yang layak.
Dapat disimpulkan bahwa rapat sampai larut malam kurang dianjurkan untuk dilakukan karena membawa berbagai faktor yang bisa menganggu efisiensi rapat tersebut seperti kurang aktifnya peserta, kemungkinan pembahasan yang keluar dari topik utama, peserta rapat yang kurang fokus dan lain sebagainya. Namun, jika terpaksa harus mengadakan rapat di malam hari, sebaiknya rapat tersebut dilaksanakan dengan terstruktur menggunakan patokan 4P agar waktu bisa digunakan seefisien mungkin dan rapat tidak menyita waktu sampai larut malam.
*Penulis merupakan mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya angkatan 2022
Editor: Faiz Maulida